9 tips til en god kommunikasjonsstrategi

1. Forankre strategien i ledelsen

Kommunikasjon er et strategisk virkemiddel på linje med økonomi, HR og forretningsutvikling. Derfor bør arbeidet med kommunikasjonsstrategien være godt forankret i ledelsen.

Når ledelsen er involvert, blir det lettere å sikre prioriteringer, ressurser og tydelig retning. Samtidig er det viktig å involvere dem som faktisk skal jobbe med kommunikasjonen i det daglige.

2. Kartlegg dagens situasjon

Før du planlegger veien videre, bør du forstå hvor du står i dag. En situasjonsanalyse gir svar på spørsmål som:

• Hvordan fungerer dagens kommunikasjon?

• Hvilke tiltak har gitt resultater?

• Hva fungerer mindre godt?

• Hvordan kommuniserer konkurrentene?

• Hvilke endringer ser vi i markedet?

En SWOT-analyse er et nyttig verktøy i situasjonsanalysen. Den hjelper dere å identifisere styrker, svakheter, muligheter og trusler. For et grundigere grunnlag kan dere gjennomføre en markedsdiagnose, som går systematisk gjennom hele markedsinnsatsen, fra posisjonering og synlighet til kundereise, kanalbruk og konkurrentbilde.

3. Definer tydelige kommunikasjonsmål

Kommunikasjon bør støtte virksomhetens overordnede mål. Derfor er det viktig å definere hva kommunikasjonen faktisk skal bidra til. Kommunikasjonsmålene kan for eksempel være å:

• øke kjennskap

• bygge tillit

• styrke omdømmet

• skape flere henvendelser

• tiltrekke nye medarbeidere

• øke trafikk til nettsiden

Tydelige mål gjør det enklere å prioritere tiltak og måle effekt. Kommunikasjonsmålene bør henge sammen med forretningsstrategien, slik at kommunikasjonen trekker i samme retning som resten av virksomheten.

4. Forstå målgruppene

For å kommunisere effektivt må du forstå hvem du ønsker å nå. En målgruppeanalyse kartlegger blant annet:

• behov og utfordringer

• motivasjon og drivere

• kunnskapsnivå

• medievaner

• hvilke spørsmål målgruppen ønsker svar på

Personas, altså beskrivelser av typiske personer i målgruppen, kan være et nyttig verktøy. De fungerer best når de bygger på faktisk innsikt og ikke bare antakelser. En kartlegging av kundereisen viser hvordan målgruppen faktisk møter og opplever virksomheten.

5. Definer budskap, tone og identitet

Hvordan ønsker virksomheten å bli oppfattet?

En kommunikasjonsstrategi bør beskrive:

• hvilke budskap som er viktigst

• hvilken stemme virksomheten skal ha

• hvordan merkevaren skal fremstå

• hvilke verdier kommunikasjonen skal reflektere

Tydelige rammer gjør det enklere å skape gjenkjennelig kommunikasjon på tvers av kanaler. Mange samler dette i en merkevareplattform. Er dere usikre på hvilken posisjon dere skal ta i markedet, bør det avklares først. Det er det en posisjoneringsstrategi handler om.

6. Vær konsekvent over tid

Mange virksomheter endrer budskap for ofte. For å bygge kjennskap og posisjon må viktige budskap gjentas over tid.

Et godt kjernebudskap skal være enkelt å forstå, enkelt å huske og relevant for målgruppen. Konsistens bidrar til å bygge både tillit og gjenkjennelse. Det gjelder også for AI-tjenester som ChatGPT og Google, som lettere forstår og anbefaler virksomheter med et tydelig og konsistent budskap. Les mer om hvorfor konsistens betyr mer enn frekvens i AI-søk.

7. Velg riktige kanaler

Det er sjelden nødvendig å være til stede overalt. Velg heller de kanalene som best støtter målene og når målgruppen.

Det kan være:

• nettsider og nyhetsbrev

• LinkedIn

• Facebook

• Instagram

• TikTok

• presse og redaksjonelle medier

• arrangementer og møteplasser

Kanalvalg bør baseres på målgruppe, budskap og tilgjengelige ressurser. Usikre på hvor dere bør være? Les mer om hvilke sosiale medier som passer for bedriften. Skal innhold være en viktig del av kommunikasjonen, trenger dere også en innholdsstrategi. En medieplan og kanalstrategi hjelper dere å velge kanaler ut fra effekt, ikke vane.

8. Skap eierskap internt

En kommunikasjonsstrategi fungerer bare dersom den blir brukt. Derfor bør strategien presenteres, diskuteres og forankres internt. Når ansatte forstår retningen og budskapene, blir det lettere å skape en helhetlig kommunikasjon utad.

God intern kommunikasjon er ofte en forutsetning for god ekstern kommunikasjon. Har dere en strategi som ikke lever i organisasjonen, handler det ofte om strategiaktivering: å bygge broen mellom valgene som er tatt, og det folk faktisk gjør.

9. Lag en konkret handlingsplan

Strategien beskriver retningen. Handlingsplanen, også kalt tiltaksplan eller aktivitetsplan, beskriver hva som faktisk skal gjøres.

Definer:

• aktiviteter

• ansvar

• tidsplaner

• prioriteringer

• målepunkter

Når roller og oppgaver er tydelige, blir det enklere å gjennomføre tiltak og følge opp resultatene. Et årshjul med innholdsplan gjør det enklere å fordele aktivitetene utover året.

Dere kan lage kommunikasjonsstrategien selv når dere har tid, kompetanse og nok avstand til å se virksomheten utenfra. Et kommunikasjonsbyrå lønner seg når dere trenger ny innsikt, et blikk utenfra eller hjelp til å samle ledelsen om tydelige valg. Mange velger en mellomvei.

Når dere kan gjøre det selv

• Dere har en kommunikasjonsansvarlig med erfaring fra strategiarbeid.

• Dere har oppdatert innsikt om målgrupper og konkurrenter.

• Ledelsen er enig om retning og prioriteringer.

• Dere skal oppdatere en strategi dere allerede har, ikke starte på nytt.

Da er tipsene over et godt rammeverk for å komme i gang.

Når det lønner seg å bruke byrå

• Dere står foran en større endring, som nytt navn, fusjon, ny posisjon eller nye markeder.

• Dere mangler innsikt, eller er usikre på hvordan kundene faktisk oppfatter dere.

• Det er uenighet internt, og dere trenger en nøytral part som leder prosessen.

• Ingen har tid til å prioritere arbeidet, så strategien blir liggende.

• Dere trenger kompetanse dere ikke har selv, for eksempel innen analyse, merkevare eller digitale kanaler.

Vurderer dere en ny posisjon, kan det hjelpe å lese om når det er på tide å reposisjonere merkevaren.

Mellomveien: lag strategien sammen

Mange får mest ut av å dele arbeidet. Byrået står for innsikt, analyse og fasilitering, mens dere eier valgene og gjennomføringen. Da får dere et blikk utenfra, uten at strategien blir et dokument ingen kjenner seg igjen i. Hvor godt det fungerer, avhenger av samarbeidet. Se hvordan dere får et mer proaktivt byrå.